「やってもやっても仕事が増える一方で終わらない」

「期限までに仕事が間に合わない、ギリギリになる」

このような状況に陥っていませんか？

解決策は仕事を効率化するライフハックです。

実践して時間短縮に成功した私がおすすめするライフハックを紹介します。

ぜひ最後まで読んでください 。

仕事の生産性を上げて効率化するライフハック 

資料、文章は5割を目指して作る

資料作成やマニュアル作りには時間がかかりますよね？ 作り方を見直せば今より確実に速く作る方法があります。

自分の見積もった量の半分で作成してみます。そこから必要な部分を微修正するだけです。 小さく作って必要な部分だけを付け足した方が効率的です。

丁寧に資料を作っても、出来上がって読み返して見れば修正部分はでてきます。 私も実践してみたところ、全体の作業時間を3分の1程度削減することができました。

修正ありきで作成すれば、あれこれ悩まずに比較的スムーズに形にできます。 慣れてくると修正量が多くなる事がありますが、継続して取り組むと重要な部分の見極めができるようになります。

途中で諦めずに実践し続ける事で速く作成する事ができるようになるのでぜひ実践してみてください。

To Doリストを作る

　 「仕事が多すぎてなにから手をつけていい　かわからない」「やらなければいけない事を忘れてしまっていた」このような経験ありませんか？

人は意識の中でタスクを管理することが苦手です。リストに書き出すだけで効率的にタスクをこなせます。 作成する際に以下の2点を行えばより効果的です。

「やらなければいけないこと」「できればやること」は分ける

書く内容を明確に分けていないとタスクが肥大化し混乱する一方です。分けてあげる事で「やらなければいけないこと」が明確になり、スムーズに仕事を進められます。
私の場合はメモ帳の最初のページから「やらなければいけないこと」最後のページから「できればやること」のタスクを記入するようにして区別しています。

タスクに動詞を入れる

リストに「原稿」や「メール」などの一言だけでのメモではわからなくなって放置する原因になります。「原稿の構成を明日中に仕上げる」など明確にアクションを入れる事で行動に繋がりやすくなります。

実際に実践してみると、うっかりタスクを忘れてしまう事もなくなり、内容がわかりやすく、行動する気持ちが起こるようになりました。

2分でできる事はその場でやってしまう

「毎日仕事が増える一方で全然減らない」こんな状況ありますよね？

タスクが増える原因として小さなタスクを先送りにしている事があげられます。 解決する1つの方法として「2分ルール」があります。

2分でできるものはその場でやってしまう考え方です。

3分になると長引く可能性が高くなり本格化してしまいます。2分だとすぐに完結できる可能性が高くなるので、タスクの増加を防げます。

実践してみると、「2分ルール」だと長引く事はほとんどなく、タスクの増加も防げました。タスク増加によるストレスも軽減され、モチベーションにも繋がりました。

行動の目安になるので、行動する事が容易になり、継続もしやすいです。

時間管理の精度を上げて仕事を効率化するライフハック

「時間の見積もり」は想定の2倍にする

　 「仕事が当初見積もった時間よりも多くかかってしまう」そんな体験をしている人はたくさんいると思います。

この現象は仕事の運び方が下手だとか、見積もりが甘いのではありません。 人の認知による癖なのです。心理学者で経済学者のダニエル・カーネマン氏とイモス・トベルスキー氏が報告した「プランニングの誤謬」として知られています。

「見積もりを2倍に設定」すると狙い通り、もしくはそれより早く仕事を完遂できます。

私も実践してみたところ、見積もりの1〜2日前後に完成させる事ができるようになりました。

メリットとして急なトラブルでも対応できる余裕があり、スケジューリングを今まで以上に意識できるようになりました。

デメリットとして見積りを多く取るので他のタスクと被ってしまうため、新しく追加したタスクが予定より遅れてしまう傾向があります。

「自分締め切り」を設定する

「早く終わると思っていたのにちょうどに終わってしまった」「間に合わないと思っていたのになんとか間に合った」なんていう経験をした事はありませんか？

人は締め切りを設定すると無意識のうちにその締め切りに合わせるように仕事をしてしまうのです。その現象を歴史学者シリル・ノースコート・パーキンソン氏が体言としてまとめており「パーキンソンの法則」として知られています。

この効果を利用して効率的に質の高い仕事ができます。例えば「自分締め切り」を実際の締め切りの半分に設定して、残りの半分は質を高める時間に使うなどです。

私の場合は「自分締め切り」を3日前程度に設定して、実際の締め切りまでの残りの時間を質を高める振り返りの時間にしました。すると自分が作った資料などを落ち着いて見返せるので間違いを訂正したり、改善を行えるようになりました。

「時間の見積もりを2倍にする」「自分締め切りを設定する」を併用してタスク管理の精度を上げる

先程も述べましたが、見積もりを2倍に設定するとタスクが予定より遅れてしまうデメリットがあると述べました。遅れが生じると見返す時間を省いて質が落ちてしまいがちになります。

そこで「見積りは2倍にする」と「自分締め切り」を併用します。2つのいいとこ取りをするわけです。

私は2つを併用して質を落とさず、狙い通りに完成させる事ができるようになりました。 その結果、締め切り間近の長時間残業もなくなり、自分のしたかった仕事へもチャレンジできるようになりました。

集中力を最大化して仕事を効率化するライフハック

黄金時間に難易度の高いタスクを行う

「今日はすごく調子がいい」や「仕事がはかどった」などの体験をした事はありませんか？ その体験をした状況や時間が黄金時間です。

体験したタイミングを把握し、難しいタスクを行う時間にあてるのです。

私は会社へ行って最初のタスクが黄金時間に該当しました。その時間帯に難易度の高いタスクを行いました。 体感として驚くほど頭が回転している事を体感できました。その結果、いつもの半分程度でタスクを完遂できるほどでした。

ですが、時間がかかるタスクを朝のタイミングで行うと、思っている以上に時間が経ってしまっている事が何度かありました。 難易度の高いタスクを行う際は終了時間をある程度決めてタスクに入る事がおすすめです。

テーマを決めながら移動する

通勤や仕事中に歩いて移動している時間を「もったいない」と思った事はだれしもあると思います。ついつい歩きスマホをしてしまったりしてしまいますよね。

歩いている時を有意義な時間に変えるのにおすすめなのが「テーマを決めて思考しながら歩く」です。 歩く事は脳の血流を良くし、神経伝達物質を活性化してくれるので考え事をするのに最適な時間の一つといえます。

私は通勤や仕事の移動中に行っています。朝の通勤時などに行うと脳がフレッシュなので良いアイデアやポジティブな発想が出やすいと感じました。歩きスマホもやめられますし、一石二鳥です。簡単なので試す価値ありです。

ツールを活用して仕事を効率化するライフハック

生成AIを活用する

文書校正

誤字、脱字の修正を依頼する

出来上がった資料を何度も見返して誤字、脱字、タイプミスをチェックするのは時間がかかる。 それでも間違っている箇所はあるものですよね。

生成AIにチェックを依頼する事で精度も上げ、時間短縮もできます。方法は簡単です。生成AIに「以下の文章の誤字、脱字、タイプミスを見つけてください」と入力して文章を貼り付けるだけです。

私も資料の作成後に使用しています。 かなりの精度で見つけてくれるのでとても重宝しています。

ですが完璧に誤字脱字を発見してくれるわけではないので、最後に声に出して一読しておかしな所がないかチェックしています。(口ずさむでもOK) これでかなりの精度で間違いを防止できます。

文章改善案を提示してもらう

書き慣れていない文書を書く時に「こんな感じの文章で良いのかな」と不安になる時ってありますよね？

生成AIに文章の改善案を提示してもらえば品質が格段に上がります。 先程述べた内容と同様に「以下の文章の改善点を教えてください」と入力して文章を貼り付けるだけです。

改善点を教えてくれます。さらにリライトを依頼すればリライト案まで提示してくれます。 出来上がった文書を評価してもらう事で品質は確実に上がります。

私もこの方法で報告書などで改善案を提示してもらっています。 提案された改善点はリスト化して、次回の報告書の作成前に一読しています。 そうする事で自分のスキルアップにも繋がります。

文章を要約してもらう

長くて複雑な文章を要約してもらう 報告書や資料など文書が「長過ぎて読むのに時間がかかる」「何がいいたいのかわからない」こんな経験はないですか？

生成AIに文書を要約してもらえば要点も把握でき、時間短縮もできます。 先程述べた内容と同様に「以下の文章を要約してください」と入力して文章を貼り付けるだけです。

私は長すぎる文章は要約してから読み、要点を把握するようにしています。 読む時間も半分以下に短縮できましたし、読む事を後回しにした際の読み忘れがなくなりました。

ですが、取引先や顧客からの大事な文章は要約せず自分で思考しながら読む事をおすすめします。 あくまでも相手は人ですから大事な文章は温度感や感情を大事にしながら読む事でサービスや関係性の向上に繋がるのでしっかり読むようにしましょう。

スキルを高めて仕事を効率化するライフハック

ショートカットキーを使いこなしてマウスを使わず作業する

データの編集作業や資料、文書の作成は時間がかかるものです。「もっと速く作業できないか」と考えたことがあると思います。

ショートカットキーをマスターしてマウスを使わずに作業すれば業務効率が格段に上がります。

パソコンの業務は基本的にキーボードに手を置いて作業するので、マウスとキーボードを往復するムダを削減することができます。 表のショートカットキーを使いこなせれば基本の作業はマウスを使わずに作業できます。

あとは業務に応じてAltキーや必要なショートカットキーを調べたり、ツールバーを活用します。

WordとExcel共通のショートカットキー

ctrl+C	コピー
ctrl+V	貼り付け
ctrl+X	切り取り
ctrl+Y	直前の作業をやり直す
ctrl+Z	直前の操作を元に戻す
ctrl+S	上書き保存
ctrl+P	印刷
ctrl+←→↑↓	カーソルを移動
shift+←→↑↓	範囲選択
F7	カタカナ変換
F12	名前を付けて保存
ctrl+space	標準フォントに戻す
ctrl+shift+C	書式をコピー

Wordで便利なショートカットキー

ctrl+[	フォントサイズを小さくする
ctrl+]	フォントサイズを大きくする
ctrl+B	太文字にする
ctrl+U	下線を引く
ctrl+L	左揃え
ctrl+E	中央揃え
ctrl+R	右揃え
ctrl+space	標準フォントに戻す
ctrl+shift+C	書式をコピー
ctrl+shift+V	書式を貼り付け

Excelで便利なショートカットキー

ctrl+D	上段のセルをコピー
ctrl+R	下段のセルをコピー
ctrl+F	検索
ctrl+H	検索と置換
ctrl+space	列を選択
ctrl+PgUp	シートを右に移動
ctrl+PgDn	シートを左に移動
ctrl+[-]	セルを削除
ctrl+shift+[+]	セルに挿入
shift+space	行を選択

その他の便利なショートカットキー

ctal+tab	タブを移動
alt+F4	辞書登録
alt+↑	親フォルダに移動
alt+tab	ウィンドウを移動
back space	一つ上の階層のフォルダに移動

私はマウスを使わずに作業するようになって作業時間が半分以下になりました。 作業していると「マウスを使わずに作業できないか」と考えるようになります。調べて試す事が癖になるのでほとんどマウスを使わずに作業できるようになりました。

PowerPointはショートカットキーとマウスの組み合わせになりますが、Outlookもマウスを使わずに作業する事が可能です。

はじめは慣れていないので、効率が悪くなりますが、継続して使用しているうちに身につきますので、諦めずに継続する事が大事です。 業務で使うアプリなどに応じて書籍を活用すると効率的に学べるのでおすすめです。

習慣化を味方につけて仕事を効率化するライフハック 

仕事に入る儀式を決めてトリガーを設定する

やりたい事を定着させるのは大変ですよね？ 人は安定を求める生き物なので根付いてしまった習慣を変える事には抵抗してしまいます。

物事を定着させるのに有効なのが、儀式を決めてトリガーを設定してあげることです。

私の場合は、平日の夜に家での仕事を定着させたいと考えました。 デスクにパソコンと仕事に関係のあるもののみを置きました。 晩ごはんを食べたあとにデスクの椅子に座ってとりあえずパソコンを開くことで仕事のスイッチが入るようになりました。

儀式を椅子に座りパソコンを開く。トリガーが夜とデスクに設定されたわけです。 気持ちが乗らなくてもとりあえず儀式をやってみることが大事です。

逆にやめたい習慣があればトリガーを阻害してあげれば変えられる確率が上がります。 例えば夜のスナック菓子をやめたいのであれば、スナック菓子を取りづらい場所に置くなどです。

「30秒以内に見つかる」環境にする

人が探し物をしている時間は1日平均13.5分といわれています。年間でなんと82時間になります。(ZIPPO社が実施した「探し物」に関する調査) 30秒ルールを適用すれば探し物をするムダな時間を削減できます。

使用頻度の高いものを30秒で見つかるように整理整頓、自動化、省略化して効率的にしていきます。 具体的にはデスク周りで使用する物の置き場を決めたり、パソコンでショートカットを作成したりします。

私はデスク周りの置き場を決め、パソコンのフォルダを整理してすぐ使える状態にしました。 手で届く範囲ですべてをこなせるようにするとストレスなくスムーズに仕事を行えるようになりテンポ良く進めれます。

データも使用するフォルダにまとめる事で使用するデータを探す手間がなくなり資料作成に集中できるようになりました。 デスク周りとデータを整理整頓する事を継続していくうちにムダを発見できるようになり、整理整頓する癖が生活にも定着するようになりました。

その結果仕事をこなすので精一杯だった私が、ノルマをこなして新たな仕事にチャレンジできる時間ができました。

まとめ

「どんな花でもすぐには咲かない」

花は種を植えてもすぐには咲きません。日光浴や水やりなどで、毎日少しずつ成長していずれ花を咲かせます。人生や仕事も同じようにすぐに結果はでません。毎日の小さな継続が大事になってきます。

私自身もライフハックを実践していくうちに気付いたことが2点あります。 「継続してこそ真価がわかる」「とりあえず試してみる」です。

試して続ける事でライフハックは仕事の効率化に繋がっていきます。 効率化して作り出した時間を家族や自分磨きの時間に使い有意義な人生にしましょう。

最後まで読んでいただきありがとうございました。